明确活动的目的/意义/主题与预期目标，确保可衡量、可执行。
制定活动方案：基本信息（时间、地点、对象、规模）、流程与形式、内容模块、资源与经费预算、宣传与报名、人员分工与进度表。
完成审批与备案：按隶属关系报批，明确主办/承办/协办与支持单位，落实合规要求。
预算要点：列明场地、搭建、灯光音响、嘉宾劳务、物料制作、宣传、交通餐饮、保险与应急备用金等科目，形成审批链与支付节点。
二 时间场地与人员组织
选择日期与时间：避开节假日与冲突事项，考虑天气与受众便利；必要时设置雨天/高温等备选预案。
选定并确认场地：优先评估安全条件（疏散、消防、用电承载、结构承重），再匹配舞台/灯光/音响等需求；明确出入口、停车位、无障碍与临时搭建位。
人员组织：确定主办/协办/支持角色；建立工作组（如会务、宣传、技术、安保、医疗、接待）并形成负责人—联络人—备选人机制；预估总人数与岗位配置，明确到岗时间与替补。
嘉宾与主持：提前锁定并回执确认，准备座位签、发言稿/提纲、主持串词与出场顺序；如需评委/评审团，明确标准与计分流程。
宣传与报名：确定渠道（海报、公众号、媒体）、报名方式与截止时间；必要时设置资格审核与入场凭证。
三 物资设备与宣传报批
物资清单与备份：背景板/横幅/指引牌、签到物料（表单/扫码/胸牌）、桌椅/桌布、指示标识、奖品/证书、饮用水与应急包（创可贴、碘伏、绷带、一次性冰袋、常用药品）、雨具/遮阳、备用电源/延长线/转换头、对讲机与扩音设备。
技术与多媒体：PPT/视频/音乐与播放清单、备用电脑与双话筒策略、备用网络/热点、现场灯光音响调试单；室外活动提前落实供电与电缆走线安全。
现场布置方案：舞台/主视觉/灯光/音响点位图，动线与疏散示意，功能区（签到处、媒体区、贵宾室/休息室、选手/观众区）布置与标识。
报批与合规：涉及大型群众性活动时，按规定完成公安报备/审批、消防安评与应急预案备案；如需交通管制/临时搭建/户外广告，提前办理相关许可。
安全与应急：编制应急预案（消防、踩踏、停电、医疗、极端天气、舆情等），明确指挥体系、疏散路线、集合点、应急联系人与演练安排；必要时配置安保与医疗点。
四 会务流程与彩排
发布活动通知与须知：写明时间、地点、议程、着装要求、签到方式、入场凭证、停车与安检等；对外信息保持一致。
签到与引导：设置签到台与引导员，准备名单与胸牌；重要嘉宾安排迎接与贵宾室接待。
流程彩排：至少进行一次全流程走台，核对串场词、灯光/音响/视频触发点、上台动线与话筒传递；关键岗位（主持、技术、场控、摄影摄像）现场对表。
现场秩序与传播：安排秩序维护/安全员与机动人员；如需媒体采访/直播，提前确认机位、采访区与新闻通稿口径；设置互动兑奖区与规则公示，准备奖品与登记表。
五 关键检查表（T-24小时至开场）
| 时间节点 | 关键任务 | 责任人 |
|---|---|---|
| T-24小时 | 二次确认人员到场与节目/议程；完成物资打包与标签；技术全链路联调（PPT/视频/话筒/灯光/网络）；打印流程单、座位签、主持词；发布到场提醒 | 总负责人、技术、会务 |
| T-3小时 | 场地布置进场与安全检查（消防通道、插座/电缆、应急灯）；功能区到位；签到系统/名单复核；应急包与药品就位；与安保/物业对接 | 会务、技术、安保 |
| T-1小时 | 工作人员集合与分工交底；走台/彩排关键环节；音量/灯光/画面最终确认；签到台、指引牌、指示线就位 | 总负责人、各组组长 |
| T-30分钟 | 嘉宾通道与贵宾室接待准备；主持人就位过流程；设备待机；场内秩序与动线再确认 | 礼宾、主持、场控 |
| 开场前 | 最终清点人数与物资；主持人倒计时；应急联系人就绪；按流程准时开场 | 总负责人、主持、场控 |
注：大型或复杂活动建议提前45–60分钟到场完成联调与就位。
